职场人员的五项基本职业素质以及相关技能训练

职场人员的五项基本职业素质以及相关技能训练
2008/9/20 　　网管中心　　　关注度:1040
职场人员的五项基本职业素质以及相关技能训练

　　说到职场人员应当掌握的技能，通常可以分为两大类：

　　第一类是针对职场对职业化工作能力方面的基本技能（如会听说、会行文、会演讲、会处理数据、会跟踪等）。

　　第二类是针对某单位（某岗位）存在的相对具体的工作技能。

　　很多人（包括管理者）都认为，第一类技能的掌握应当在参加工作之前就会（或者是人人的事情）。如果进入工作岗位后再对员工进行此类技能的培训，将会增加运行成本。所以，人们常常比较重视的是第二类技能，培训的重心也将偏得此类技能。

　　其实，第二类技能的培养过程，原则上应当在第一类技能的训练基础上展开，才能有效地掌握。为说明第一类技能的重要性，下面针对五类基基础素质，说明我们日常工作中常见的问题，以及职业化的工作标准。

　1. 关于会听说的问题

　能听、能说，不等于会听、会说。

　　通常情况下，人们都认为自己会听、会说。但是在职场交流的环境中，真正达到职业化会听和会说能力的人并非多数。　　最常见的问题是，领导布置了一项任务，不经过思考、复述及领导确认过程，就开始执行并操作。常常导致完成任务后不符合领导要求的现象。　　会听的标准，即在听明白对方所述问题时，应当用自己的语言描述给对方，获得对方认可后，才表示完成了听的过程，即会听。　　会说的标准，即在了表言论时，其中应当包括一些重要的关键词，这些关键词就中听者确定听明白提供了确切的信息内容，以及执行的具体依据。

　2. 关于会写作的问题

　　有思想、能写字，不等于会写文章，不等于能够将思想表达于文字之间。

　　在职场工作环境中存在一项重要的思想表达或交流方式，就是写作。小到便条，大到报告、书刊。但是，真正会写的人也并非多数。

　　最常见的写作问题包括，文章结构不清、内容空洞（不具体）、语言枯涩且长篇大论、文稿修饰不规范等，最终影响到结构的阅读、内容的理解。　　会写作的标准，包括文章具有结构层次感，语言清晰、简练、易读，适合配合表格、图形，甚至多媒体元素，以增加信息的表达力。

　　训练方法：

　　用Word制作规范文稿模板，用“填空”方式保证快速、规范化输入文稿内容。

　　用Word处理复杂文稿写作，充分利用字、表、图三要素表格思想。

　　3. 关于会演讲的问题

　　有口才、能说话，不等于会演讲，不等于演讲就一定具有说服力。

　　上台演讲的目的在于表达思想、说明展示、传播教育等。然而，能够清晰表达思想，使演讲具有说服力（即会讲）的人并非多数。

　　最常见的问题就是黑板搬家（交演讲内容搬至幻灯片上）、照本（幻灯片内容）宣科。既不能突出演讲的结构和层次，也不利于演讲内容的展开、听众情绪的调动、复杂信息的展开等。最终将导致演讲效果低下，不能达到预期的期望。

　　会演讲的标准，借屏幕展示演讲的结构（层次关系），用语言（故事、包袱、笑料等）丰富各层结构中的内容，借多媒体元素展示不易用文字和语言表达的信息，借动动的环节设置控制演讲的节奏和情绪等。

　　训练方法：

　　用PowerPoint制作演示文稿，控制演讲结构、内容和表现手段。

　　用PowerPoint辅助演讲过程，控制节奏，渲染情绪，增加说服力。

　4. 关于会计算的问题

　　能算数，并不等于会处理数据，并不等于可以获得用于决策分析的信息。

　　由于数据本身存在着相对固定的逻辑关系，所以通过正确规划数据统计的结构、合理搭建数学管理模型，有效控制数据的准确的人，以及能够灵活运用数据实现图表分析、复杂计算和统计分析的人，就相对较少。

　　最常见的问题就是照葫芦画瓢的制表过程。既完成按管理者提供的草图结构，绘制用于数据分析的表格结构。由于该表格的结构已经定死，常常导致数据分析过程中无法在变化中获得数据的透视数据关系。

　　会建表的标准，就是按管理目标合理规划表格的结构、有效控制表格数据的准确性、利用修饰突出表格数据间的关系。

　　会用表的标准，就是正确运用图表突出显示表格信息间的内涵关系、正确运用高级计算方法解决数据含意、灵活运用统计工具获得表格中有用统计信息。

　　训练方法：

　　用Excel创建表格，用于数据结构的搭建和数据记录；

　　用Excel分析工具，从数据中获取有用信息。

　5. 关于会跟踪的问题

　　能做事且勤奋，不等于会做事。包括合理规划工作步骤（流程）、有效实施监控跟踪、完成闭环验证过程。

　　由于日常事务处理的杂乱性、多样性、重叠性等，导致处理众多事务的过程容易产生混乱。所以，能够有序安排日程、有效控制任务及跟踪过程的人相对较少。

　　最常的跟踪问题就是，任务虽然布置了，但总不能按计划完成。有计划不合理（摊多嚼不烂）问题，有跟踪监控不利问题。这样，工作效率低下就成本日程事务性工作中主要矛盾，进而影响到每项工作的质量。

　　会跟踪的标准，就是合理安排计划（尽量避免时间、资源、任务的重叠），按计划执行（包括提醒、检查、验收）。布置任务尽量以文字为凭（尽量避免口头行为），完成任务必须确认（或）回复。

　　训练方法：

　　用Outlook的“邮件”功能，以文字形式确认信息交流活动；

　　用Outlook记录“日程”，用于提醒查看；

　　用Outlook记录“任务”，用于监控、分配、跟踪等；

　　用Visio绘制流程图，用于展示、监控、跟踪等；

　　用Project绘制甘特图，用于精确处理任务、时间、资源和工期、成本的跟踪。

(徐建波荐)